Andrius Valickas, lektorius, Vilniaus kooperacijos kolegija
Sekretorės profesiją kiekviena pasirinkote dėl savų motyvų. Ar liksite šiose pareigose ilgam, ar sieksite karjeros, ar imsitės visiškai kitokios veiklos, priklausys nuo jūsų tikslų ir pasitenkinimo atliekamu darbu. Jūs išties „sėdite savoje valtyje“, jei dirbdama ne tik pajamas skaičiuojate, bet ir patiriate tikrą malonumą. Sekretorės, kaip ir kitų biuro darbuotojų, pasitenkinimą einamomis pareigomis lemia keturi svarbiausi poreikiai: pasiekimų, valdžios, kompetencijos ir bendravimo.
Juos tenkindami ar ignoruodami žmonės renkasi darbą ir gerai ar blogai jį atlieka. Kiekvienam būdingi visi keturi tipai, tačiau skiriasi jų išraiška.
Pasiekimai ir pripažinimas
Dažnai tenka girdėti sekretorių skundų, kad jų darbas įmonėje nėra vertinamas, kad pagrindinė jų pareiga – būti vadovo tarnaite. Jei sekretorė nemato darbo prasmės, ji nejaus ir pasitenkinimo juo.
Sekretorė turi suvokti savo darbo naudą visuomenei, tik tada ji galės įtvirtinti save kaip asmenybę.
Jei svarstydama apie savo darbą, priėjote nuomonės, jog jums pasiekimai yra svarbūs ne tiek dėl apdovanojimų ir atlyginimo, bet dėl jų pačių, ko gero, svajojate apie karjerą ir labiausiai trokštate tobulėti.
Laimėjimų poreikiu paremtomis pastangomis siekdama užsibrėžtų tikslų, dažniausiai įveikiate visas kliūtis.
Jūs kasdien pasiaukojamai dirbate, keldama sau didelius reikalavimus. Tačiau, be jokių abejonių, jums labai reikalingas grįžtamasis ryšys – informacija apie tai, kokį rezultatą duoda pastangos. Kadangi stipriausiai išreikštu pasiekimų poreikiu pasižymi dauguma įmonių vadovų, tikėtina, jog sekretorės kėdėje jūs neužtruksite.
Valdyti irgi reikia mokėti
Svarbiausias vidinės motyvacijos veiksnys yra saviraiška. Būnant tik paprastu vykdytoju, neatsakančiu už pavestą darbą, nepatiriama teigiamų jausmų. Aukščiausia sekretorės karjeros pakopa yra biuro administratorės pareigybė. Jos atsakomybė, atlyginimas priklauso nuo įmonės dydžio, darbuotojų skaičiaus ir sprendžiamų uždavinių sudėtingumo. Kad taptum aukščiausios kategorijos profesionalu, tik žinių nepakanka. Būtina turėti ir atitinkamų būdo savybių.
Valdžios poreikis remiasi žmogiškuoju polinkiu daryti įtaką aplinkiniams ir kontroliuoti pačias įvairiausias gyvenimo situacijas.
Maksimali kompetencija
Šiuolaikiniai reikalavimai sekretorei – labai dideli. Be specialiųjų profesinių, raštvedybos, valstybinės, vienos ar kelių užsienio kalbų žinių, darbo kompiuteriu įgūdžių, šiuolaikinei sekretorei būtina ir aukšta bendra kultūra, geras išsilavinimas. Ji turi išmanyti administracinę ir darbo teisę, valdymo pagrindus, socialinę psichologiją, etiką ir etiketą.
Kuo aukštesnė kvalifikacija, tuo didesnis pasitenkinimas darbu. Tačiau svarbu, kad reikalaujama kvalifikacija atitiktų ir individualias psichologines sekretorės savybes.
Ji turėtų būti ne tik tvarkinga, punktuali, geranoriška, komunikabili, bet ir mokanti paklusti, noriai atlikti svetimus įsakymus bei pavedimus ir tuo pat metu neprarasti savo vertės pajutimo. Kompetencijos poreikio vedina sekretorė dirba labai kokybiškai. Tokios darbuotojos siekia meistriškumo, nori įgyti problemų sprendimo įgūdžių ir stengiasi patobulinti darbą. Svarbiausia – tokie žmonės noriai mokosi iš savo ir kitų patirties. Jei kaip tik kokybiškai atliktos užduotys jums teikia didžiausią vidinį pasitenkinimą, jūsų sekretorės karjera bus sėkminga.
Bendravimas kaip vidinis variklis
Bendravimo poreikį tenkinantis žmogus puikiai atlieka sekretorės darbą. Jei bendravimas su aplinkiniais jums teikia didelį malonumą, sekretorės darbe atradote savąją nišą.
Tokie žmonės nori ir sugeba telkti kolektyvą. Bendravimas yra variklis, skatinantis jus judėti pirmyn, aktyvinti įmonės darbą.
Spręsdama esminius įmonės klausimus, sekretorė turi sugebėti paskatinti bendradarbius, būti draugiška, supratinga, prireikus užtikrinti darbuotojų dalyvavimą susirinkimuose, įmonės šventėse bei kurti aplinką, kurioje kiekvienas galėtų išreikšti savo nuomonę ar pateikti pasiūlymus. Taip pat sekretorė turėtų žinoti ir darbuotojams priminti kriterijus bei vertybes, kuriais jie turėtų vadovautis. Jai privalu atidžiai įsiklausyti į kolegų išsakomas idėjas ir jas perduoti vadovui.
Sekretorė turi sugebėti reikšti jausmus, kurie tam tikrais atvejais būdingi daugumai įmonės narių, apibendrinti tai, kas formuojasi kaip grupės būsena.
Gerai dirbanti sekretorė, jaučianti bendravimo poreikį, viską atlieka ne tik dėl vadovo ar pareiginių nuostatų reikalavimų, tačiau ir dėl to, kad jai pačiai tai įdomu.
Sekretorė, būdama direktoriaus padėjėja, turi tam tikrų pranašumų ir galimybių tapti kolektyvo siela, žmogumi, padedančiu susikalbėti skirtingų charakterių darbuotojams. Sekretorės turi siekti daryti geranorišką įtaką kuriant draugišką darbo atmosferą kolektyve, padėti spręsti nesusipratimus ir konfliktus, inicijuoti ir organizuoti renginius, telkiančius darbuotojus vieningai veiklai.
Sekretorė gali puikiai papildyti vadovą. Ji turi galimybę visuomet užsiėmusio vadovo nurodymus „išversti“ į darbuotojams suprantamą, jų atžvilgiu draugišką kalbą, neiškraipydama, bet papildydama jiems siunčiamą vadovo pranešimą tam tikrais gerų tarpasmeninių santykių aspektais. Kaip tik tokiu atveju sekretorė gali pasitarnauti parodydama išlavintus bendravimo įgūdžius.
Kad darbas teiktų malonumą, o ne virstų nuolatiniu nervų tampymu, reikia gerbti spręstinus uždavinius ir pamilti tai, kuo jums tenka užsiimti. Toks požiūris padeda bet kurį, net ir nemėgstamą darbą atlikti efektyviau. Užuot sakiusi „privalau skubiai parengti ataskaitą, nes negausiu premijos“, sakykite „greitai gausiu premiją, todėl nenorėčiau ataskaitos parengti per vėlai“. Jūs iškeliate sau tikslą – parengti ataskaitą, jo motyvacija – premija ir svarbiausia – teigiamas nusiteikimas. Naudojantis šia schema atsiras daugiau laiko visiems, net patiems nemaloniausiems, darbams atlikti.
Sekretorės, puikiai susitvarkančios su patikėtomis užduotimis, sukuriančios gerus santykius su vadovybe ir klientais, moka išreikšti save darbe. Tai įmanoma tik tuomet, kai žmogus yra teigiamai motyvuotas, o darbas tampa vidiniu poreikiu.
Susiję įrašai:
Daugiausia komentuoti per 30 d.