Kaip tinkamai suplanuota dienotvarkė pašalina neveiksmingus susitikimus

Organizacijos praleidžia daug laiko per metus susitikimuose. Susitikimai visada turėtų būti prasmingi, organizuoti ir reikalingi. Deja, per daug susitikimų, kuriuos aš praleidau, tinka draugui, pasakiusiam: „Susitikimai yra žmonės, sėdintys ir kalbantys apie tai, ką jie turėtų daryti“. Galiu prisiminti daug susitikimų, kuriuose dalyvavau per savo karjerą, norėdamas, kad galėčiau būti savo biure dirbdamas!

Manau, kad susitikimai yra vaisingesni, jei prieš juos metų pradžioje rengiamas išsamus planavimo susitikimas. Šio pirminio susitikimo tikslas – visus ateinančius metus rasti viename puslapyje.

Pranciškaus lengvosios atletikos universitetas

Mūsų pilnu etatu dirbantys žmonės, dalyvaujantys Šv. Pranciškaus sporto programoje, kasmet susitiktų maždaug po dviejų savaičių po gegužės mėnesio baigiamųjų egzaminų. Susitikome apžvelgti praėjusius metus ir suplanuoti ateinančius metus, kurie prasidės liepos pabaigoje, mūsų rudens sportininkams atvykstant į ikisezonines treniruotes. Mes parengėme paprastą, tačiau išsamų planą pasiruošti ateinantiems metams. Mūsų pilnu etatu dirbantys žmonės užtruko keturias valandas – nuo 8:00 iki 12:00 – vienai savaitei planuoti naujus metus. Tai leido mums skirti 20 valandų vienam dalykui: planavimui.

Būdamas atletikos pirmininku, aš įtraukiau darbotvarkę į posėdį. Pirmoji mūsų darbo tvarka buvo ištirti darbotvarkę ir pridėti svarbių dalykų, kurių praleidau. Tada apžvelgėme praėjusius metus, kiekvienam asmeniui peržiūrint jo tikslus. Niekada nepamenu, kad įgyvendinau visus savo tikslus, todėl pirmiausia peržiūrėjau savo. Tai darydami, visi žinojo, kad negalima pasiekti visų savo tikslų. Nepasiektus galima perkelti į ateinančius metus.

Darbotvarkė buvo padalyta į dvi sritis – „Prioritetiniai dalykai“ ir „Visi kiti dalykai“. Pirmiausia aptarėme prioritetinius dalykus – svarbiausius dalykus, su kuriais teko susidurti ateinantiems metams. Tada mes parengėme kiekvieno prioritetinio dalyko veiksmų planą.

Visi kiti elementai pirmiausia nustatė metinių funkcijų, kurias turėjome planuoti, pavyzdžiui, banketus, bendruomenės / lėšų rinkimo renginius, golfo išvykas ir visus kitus su data susijusius renginius, datas. Šios datos buvo svarbios, nes joms reikėjo bendradarbiauti su kitais užimtais universiteto padaliniais, tokiais kaip maisto tiekimas ir priežiūra. Kuo anksčiau mes nurodėme šias datas mūsų bendradarbiaujantiems departamentams, tuo geriau jų planavimui.

„Planavimas atneša ateitį į dabartį, kad galėtumėte ką nors padaryti dabar“. – Alanas Lakeinas

Mano darbas buvo užrašyti gausias mūsų diskusijų pastabas, kad galėčiau parašyti mūsų metinį planavimo dokumentą. Tai buvo paprastas dokumentas, apibūdinantis daiktus, kuriuos turėjome atlikti naujiems metams. Tada mes nusiuntėme dokumentą tiek savo, tiek ne visą darbo dieną dirbantiems darbuotojams.

Kiekvienas etatinis asmuo rašydavo savo ateinančių metų tikslus, ypač integruodamas į šiuos tikslus prioritetinius dalykus. Turėjome daug daugiau ne visą darbo dieną dirbančių, ne universiteto studentų, trenerių nei mūsų visą darbo dieną dirbantys žmonės. Planavimo dokumentas buvo išsiųstas kiekvienam ne visą darbo dieną dirbančiam treneriui, kad jie galėtų jį perskaityti prieš mūsų bendrą visą ir ne visą darbo dieną vykstantį personalo susitikimą.

Liepos viduryje surengėme bendrą skyriaus posėdį. Kiekvienas pilnas etatas dirbantis asmuo kalbėjo apie savo įsipareigojimus pagal planavimo dokumentą. Tai darydami, mūsų ne visą darbo dieną dirbantys žmonės turėjo galimybę perskaityti dokumentą prieš susitikimą ir tada klausytis, kaip jis atgyja, kai visą darbo dieną dirbantys žmonės pateikė savo dokumento dalį.

Kai mūsų etatinis personalas baigė savo pristatymus, atidarėme susitikimą savo ne visą darbo dieną dirbantiems žmonėms už indėlį. Jie visada pasiūlė taškų, kuriuos praleidome, ir vėliau galėjo papildyti mūsų planavimą. Šis formatas leido visiems žmonėms tame pačiame puslapyje susidurti su ateinančiais metais.

Vidutinės trukmės laikotarpiu susitikdavome su visą darbo dieną dirbančiais žmonėmis ir gaudavome pažangos ataskaitą apie kiekvieno žmogaus tikslus. Galutines ataskaitas gautume ir savo metų pabaigos susitikime. Tada peržiūrėtume tikslus ir pradėtume kitų metų planavimo ciklą.

Šis formatas leido neturėti susitikimų dėl susitikimų. Susipažinome, kai turėjome planuoti svarbius įvykius arba iškilus problemoms. Šie susitikimai buvo organizuoti ir būtini. Visais kitais laikais mes dirbdavome savo biuruose.

Paskutinės mintys

Remdamiesi mūsų patirtimi, rekomenduočiau svarstyti keturias mintis:

  • Aš skatinčiau jus susitikti su savo pagrindiniais žmonėmis ir parašyti metinį planavimo dokumentą.
  • Aš skatinčiau jus pasidalinti planavimo dokumentu su visais savo žmonėmis.
  • Norėčiau paraginti jus, kad jūsų pagrindiniai žmonės rašytų savo tikslus kartu su jūsų prioritetiniais elementais.
  • Nors kiekvienais metais nepasieksite visų savo tikslų, tikiu, kad būsite nustebinti VISKU, kurį pasieksite dėl šio formato.

Tikiuosi, kad pastebėsite, kad kai kurias mūsų planavimo detales galima integruoti į jūsų planavimą.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *